Dernière mise à jour le 30 juin 2026
Communiquer de façon rapide et efficace vers les citoyens et les entrepreneurs via l'eBox avec EasyPost Connect
En tant qu’instance publique, vous envoyez plus de 20 000 messages par an ? Dans ce cas, depuis le 1er janvier 2025, vous êtes tenu de vous connecter à eBox. Mais que faire si des citoyens ou des entreprises doivent encore activer leur eBox ? C’est ennuyeux... sauf si vous utilisez une plateforme d’envoi numérique comme EasyPost Connect, qui vous permet d’atteindre tous vos destinataires via le canal qu’ils préfèrent. Découvrez comment ça marche.
La loi eBox : du papier au numérique
En 2019, le gouvernement belge a fait voter la loi relative à l'échange électronique de messages par le biais de l’eBox dans le but de promouvoir la transition de la communication papier vers la communication numérique. Parallèlement à cette loi, le gouvernement a lancé 2 plateformes :
- My eBox, une boîte aux lettres électronique sécurisée pour les citoyens.
- eBox Enterprise, une plateforme similaire pour les organisations disposant d'un numéro CBE (entreprises, ASBL, indépendants).
L'objectif de ces deux plateformes est de rationaliser et de centraliser la communication entre les autorités et les instances publiques, d'une part, et les citoyens et les entreprises, d'autre part. Les instances publiques fédérales, wallonnes et locales peuvent envoyer des documents dans l’eBox. En effet, à partir du 1er janvier 2025, l'utilisation de l'eBox est devenue obligatoire si ces instances envoient plus de 20.000 messages par an.
Que faire si votre destinataire n’a pas d’eBox ?
Communiquer via l’eBox n’est bien sûr efficace que si l’expéditeur et le destinataire utilisent tous deux la plateforme. Et c’est souvent là que le bât blesse. Obligatoire ou non, qu’en est-il exactement ?
Citoyens : pas obligatoire
En tant que citoyen, vous choisissez vous-même d’activer ou non votre eBox. Si vous le faites, vous avez alors l’obligation de lire tous les messages et d’y donner suite correctement et dans les délais. Ne pas payer une facture parce que vous n’avez pas consulté votre eBox ne constitue donc pas une excuse valable.
Entreprises : obligatoire au cours de l’année 2026
En tant qu’entrepreneur, vous restez libre d’utiliser ou non eBox, en tout cas jusqu’à la fin de 2025. Au cours de l’année 2026, toutes les organisations disposant d’un numéro BCE devront s’y connecter afin de recevoir et de lire les communications numériques d’instances publiques.
“La numérisation au sein des instances publiques ne se fait pas sans difficulté. Nous constatons des obstacles des deux côtés : chez l’expéditeur, dans le choix du canal par exemple, et chez le citoyen, qui n’est pas toujours joignable par voie numérique. Nous remarquons néanmoins que beaucoup d’instances publiques souhaitent numériser leurs communications. Elles voient la nécessité de travailler plus efficacement, de réduire les coûts et de communiquer plus rapidement.” - Jos Fischer, Directeur commercial chez EasyPost
EasyPost Connect : communiquez sur mesure selon votre destinataire
Malgré la bonne volonté de nombreux citoyens et l’obligation imminente pour les entreprises en 2026, une transition totale ne se fera pas du jour au lendemain. Pour les instances publiques, une question demeure : comment atteindre les citoyens et les entrepreneurs qui reportent le passage à eBox ?
La réponse : avec une plateforme d’envoi numérique comme EasyPost Connect qui vous permet de combiner plusieurs canaux d’envoi dans un seul flux de travail.
Supposons que vous souhaitiez envoyer les avertissements-extraits de rôle annuels, mais que seule la moitié des destinataires ait activé son eBox. Dans un premier temps, vous pouvez envoyer tous les documents via eBox. L’envoi échoue ou le destinataire ne fournit pas de confirmation de lecture ? Vous renvoyez alors le document, cette fois sous forme d’e-mail sécurisé ou de lettre physique par la poste. L’ensemble du flux se déroule automatiquement, sans intervention manuelle de votre part.
“Deux critères jouent un rôle important dans le choix du bon canal d’envoi. Il y a d’abord le cadre légal : certaines communications doivent être envoyées par recommandé, d’autres non. Ensuite, une administration tient compte de la préférence du groupe cible et du contenu de la communication. Certains documents sont tellement importants qu’ils sont envoyés à la fois par voie numérique et sur papier, ou par voie numérique avec un basculement automatique vers le papier. D’autres communications peuvent parfaitement être envoyées par un simple e-mail.” - Jos Fischer, Directeur commercial chez EasyPost
Les avantages d'EasyPost Connect :
- Fiabilité : même si le destinataire doit encore activer son eBox, il reçoit malgré tout le document via un autre canal d’envoi.
- Efficacité : l’ensemble du processus d’envoi est automatique. Vous soulagez ainsi votre équipe et libérez du temps et des ressources pour d’autres tâches urgentes ou complexes.
- Service plus fluide : les citoyens ont des attentes toujours plus élevées à l’égard de la communication des instances publiques. Vous y répondez en communiquant via le canal qu’ils préfèrent.
- Suivi plus rapide : si les citoyens reçoivent les documents correctement et en temps voulu, ils sont plus susceptibles d’entreprendre immédiatement l’action nécessaire. Vous avez ainsi moins de suivi à assurer vous-même.
À lire aussi : EasyPost est le premier fournisseur de documents privé pour eBox.
Vos premiers pas avec EasyPost Connect
“EasyPost aide les administrations locales à organiser plus intelligemment leur communication sortante. Nous donnons des conseils sur les possibilités, le canal le plus adapté et la manière de communiquer avec les citoyens facilement et efficacement.” - Jos Fischer, Directeur commercial chez EasyPost
Lors d’une démo virtuelle, nous vous expliquons comment notre plateforme vous permet de communiquer de manière plus efficace, plus sûre, plus conviviale et plus intelligente.
Questions fréquentes sur eBox
eBox suscite de nombreuses questions. Nous avons rassemblé pour vous les questions les plus fréquentes (et leurs réponses) :
eBox est le canal d’envoi numérique officiel pour les instances publiques et les organisations (semi-)publiques. Il vous permet de communiquer rapidement, à moindre coût et en toute sécurité avec les citoyens via eBox Citizen et avec les entreprises via eBox Enterprise.
Avertissements-extraits de rôle, factures d’hôpital, informations sur des travaux de voirie : les documents officiels arrivent directement dans la boîte aux lettres numérique du destinataire.
Via eBox, vous envoyez des documents officiels dont les citoyens ou les entreprises ont besoin sur le plan légal ou administratif : notifications, décisions, permis, attestations et factures que le destinataire doit obligatoirement pouvoir consulter.
En tant que fournisseur de documents, EasyPost peut transmettre, au nom d’organisations (semi-)publiques, des documents dans la boîte aux lettres numérique de citoyens et d’entreprises. EasyPost joue un rôle actif : pas comme simple canal de transmission, mais comme partenaire qui assure également la conservation, la sécurisation et le suivi des documents.
EasyPost est le seul fournisseur de documents privé pour eBox Citizen en Belgique. Par conséquent, les organisations peuvent envoyer des documents au moyen d’eBox via EasyPost Connect, sans implémentation technique lourde. Il vous suffit de télécharger la convention BOSA et vous pouvez commencer à envoyer des documents.
Le délai de conservation est compris entre un mois et trois ans. En tant qu’expéditeur, vous déterminez vous-même le délai de conservation en fonction des dispositions légales. Des exceptions s’appliquent à certains types de documents : les fiches de pension, par exemple, sont conservées de manière permanente.
Oui. Vous pouvez envoyer de gros volumes de documents en une seule fois, par exemple des invitations, des rappels ou des notifications.
Cela peut s’expliquer par différentes raisons : le destinataire n’a pas d’eBox active, n’a pas donné son consentement pour recevoir des documents de manière numérique, ou n’a pas ouvert le document dans le délai imparti.
Dans tous ces cas, EasyPost Connect bascule automatiquement vers un canal alternatif, tel que l’e-mail sécurisé ou le courrier papier. Ainsi, chaque document parvient au bon destinataire, sans aucune intervention de votre part en tant qu’expéditeur.
En tant que fournisseur de documents, EasyPost prend entièrement en charge la connexion technique à eBox. Pas besoin de partenaire IT distinct, ni de lourds processus d’implémentation. Une fois que vous avez téléchargé votre convention BOSA, vous pouvez commencer à envoyer des documents. Le processus d’intégration est gratuit et se compose d’une ou de deux sessions d’une heure.
En outre, via EasyPost Connect, vous gérez tous les canaux d’envoi depuis une seule plateforme, ce qui réduit les coûts de démarrage et la complexité technique.
Oui. EasyPost Connect s’intègre à différents logiciels, dont eSignFlow, Cipal Schaubroeck et Microsoft Dynamics CRM. Vous utilisez un autre système ? Contactez-nous afin que nous discutions des possibilités d’intégration.
Le processus d’intégration se compose d’une ou de deux sessions d’une heure. La durée totale dépend de la coordination interne et de la disponibilité de votre organisation. EasyPost vous accompagne étape par étape et travaille à votre rythme.
Oui, le processus d’intégration est gratuit. La configuration complète de votre intégration eBox est incluse. Vous avez besoin d’un accompagnement supplémentaire par la suite ? Dans ce cas, vous pouvez conclure un contrat de support (moyennant paiement).
