Dernière mise à jour le 08 décembre 2025
3 experts s'expriment sur la gestion des créances à l'ère de l'IA
Comment établir une relation de confiance solide entre le créancier et le client ? Et quel rôle joue l'IA dans la gestion moderne des créances à l’ère numérique ? Trois experts partagent leurs meilleures pratiques et stratégies.
À propos des experts
Marleen Michielsen est chargé de cours invitée et coordinatrice de la formation en gestion du crédit à la Hogeschool PXL, et coach chez Michielsen Training & Consulting (MTC).
Frederik De Bosschere est Lead Strategist chez In The Pocket et coanime le podcast hebdomadaire sur la technologie Computer Club.
Abdel-Elah Affenas est Adviseur / Consultant chez Breev.
Pourquoi la gestion du crédit est-elle capitale ?
Marleen : « Des études ont montré que 65 % des entreprises paient leurs factures correctement et à temps. 35 % dépassent le délai de paiement convenu ; 10 % paient même avec plus de 90 jours de retard. »
« Les impayés coûtent cher à votre entreprise. Dans le cadre de la gestion des créances, imaginons que vous ayez un chiffre d’affaires de 10 000 euros et une marge bénéficiaire de 1 %. Si un client ne paie pas une facture de 100 euros, vous devez vendre pour 10 000 euros supplémentaires afin de compenser. Vous devez donc constamment vous demander quels frais vous pouvez engager pour continuer à récupérer ces 100 euros auprès du client. »
Le suivi des factures coûte du temps et de l'argent. Comment le gérer efficacement ?
Abdel : « Une facture est souvent la première étape d'un flux de documents financiers plus important. Classiquement, ce flux se compose de la facture, d'un premier rappel, d'une mise en demeure avec frais et d'un courrier recommandé. Une plateforme intelligente vous permet d'élaborer ce flux et d'avoir une vue sur l'ensemble du processus. Vous pouvez ainsi déterminer combien de factures sont payées à temps et quels canaux d'envoi et de réception sont les plus efficaces. Grâce à ces informations, vous prenez de meilleures décisions stratégiques. »
Il est donc capital de choisir le bon canal. Mais comment faire exactement ?
Abdel : « Comme nous l'avons dit, une plateforme vous permet d'avoir un aperçu de l'ensemble des flux de documents. Vous pouvez ainsi aisément relier chaque étape au bon canal et envoyer des documents sous forme de courrier recommandé numérique, d'e-mail sécurisé ou via l'eBox ou encore par la poste, le mode traditionnel. »
« En outre, un logiciel intelligent vous permet d’intégrer des règles et des actions de suivi dans vos flux de documents liés à la gestion des créances. Songeons à un rappel ou à une mise en demeure. La plateforme active automatiquement cette action lorsqu’un déclencheur se présente : à une date d’échéance, après un paiement ou après un délai fixé. Il vous est ainsi possible de traiter de grands volumes de documents sans intervention manuelle. »
« Grâce à un logiciel intelligent, vous traitez automatiquement de grands volumes de documents, sans intervention manuelle. »
Abdel Elah - Affenas
Les logiciels intelligents nous aident à automatiser les flux de documents. Mais quid du rôle de l'IA ?
Frederik : « Il reste encore du chemin à faire dans ce domaine. Pour l'instant, l'IA est surtout pratique pour chercher, analyser et traiter de grandes quantités d'informations. Mais soyons honnête, lorsqu'on lui demande de créer des textes, la qualité laisse souvent à désirer. La touche humaine reste indispensable. »
Alimenter l'IA en données n'est pas non plus sans risque
Abdel : « Lorsque vous exposez des données à l'IA, vous risquez d'en perdre le contrôle. Il faut en fait considérer l'IA comme un humain qui apprend en travaillant : plus vous fournissez des données à un système intelligent, plus il devient intelligent. »
À quoi les entreprises doivent-elles être attentives pour assurer un suivi fiable de leurs factures sur une plateforme ?
Abdel : « Vous devez être attentif à trois choses. Premièrement, il existe un certain nombre de fournisseurs certifiés pour certains canaux d'envoi. Songeons par exemple à un fournisseur de documents pour l'eBox. Toutes les plateformes ne collaborent pas avec un fournisseur certifié, alors qu'il ne s'agit pas là d'un luxe inutile. »
« En outre, les entreprises qui ont obtenu une certification ISO ont un avantage sur les autres. Dans le domaine de la gestion des créances, par exemple, la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information et la norme ISO 9001 pour les systèmes de gestion de la qualité jouent un rôle essentiel. Les entreprises certifiées ISO sont mieux protégées contre les cyberattaques et garantissent que vos données sont entre de bonnes mains. »
« Citons encore le RGPD. Il oblige les entreprises qui recueillent des données auprès d'utilisateurs ou de destinataires à les traiter de manière sûre et responsable. »
Si votre plateforme répond à toutes ces exigences, quel est votre degré de sécurité ?
Frederik : « La sécurité à 100 % n'existe pas. On peut cependant affirmer avec certitude qu'il est plus sûr de lire des documents importants ou d'entreprendre des actions dans une application ou une plateforme que par courrier électronique. En effet, les pirates peuvent plus facilement se faire passer pour quelqu'un d'autre dans les e-mails que via une plateforme. En cas de doute, il est préférable pour vous d'appeler la personne de contact pour valider son identité. »
« Si vous avez un doute en matière de sécurité, appelez la personne de contact pour valider son identité. »
Frederik De Bosschere
Enfin : comment renforcer la relation avec le client dans le cadre du suivi des factures ?
Marleen : « Dans le cadre de la gestion des créances, beaucoup d’entreprises communiquent encore de façon trop démodée. Je pense à des phrases comme : “Si vous avez déjà effectué le paiement, vous pouvez ignorer le présent courrier.” Ce genre de formulation est vraiment dépassé. Dites plutôt : “Vous trouverez ici un récapitulatif des cinq factures impayées. Si vous les avez déjà réglées, nous vous en remercions.” Ou demandez simplement : “Avez-vous entre-temps réglé les factures impayées ?” Avec une communication moderne et positive, vous atteindrez votre objectif beaucoup plus rapidement. »
« En outre, en Belgique, nous communiquons souvent de manière trop soumise : « Pouvons-nous éventuellement vous demander quand nous pouvons attendre le paiement ? » Aux Pays-Bas, les gens sont beaucoup plus directs : « Veuillez régler cette facture de toute urgence ». Selon moi, l'idéal est le juste milieu : « Merci de nous faire savoir quand vous allez effectuer le paiement, afin que nous puissions éviter les démarches nécessaires ». Un ton affirmatif mais clair. »
« C'est avec une communication moderne, positive et assertive que l'on a le plus de résultats. Défendre vos droits est une nécessité, mais toujours dans le respect de l'autre partie."
Marleen Michielsen
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