3 experten over crediteurenbeheer in tijden van AI

Hoe bouw je een sterke vertrouwensband op tussen crediteur en klant? En welke rol speelt AI binnen modern crediteurenbeheer ? Drie experten delen hun best practices en strategieën.

Over de experten

Marleen Michielsen is gastdocent en coördinator van de opleiding creditmanagement bij Hogeschool PXL en coach bij Michielsen Training & Consulting (MTC).

Frederik De Bosschere werkt als Lead Strategist bij In The Pocket en is co-host van de wekelijkse technologiepodcast Computer Club.

Abdel-Elah Affenas is Advisor / Consultant bij Breev.

Waarom is crediteurenbeheer zo belangrijk?

Marleen: "Uit onderzoek blijkt dat 65% van de bedrijven facturen correct en tijdig betaalt. 35% overschrijdt de afgesproken betalingstermijn; 10% betaalt zelfs meer dan 90 dagen te laat."

"Uitblijvende betalingen kosten je bedrijf handenvol geld. Stel, je hebt een omzet van 10.000 euro en een winstmarge van 1%. Als een klant een factuur van 100 euro niet betaalt, dan moet je 10.000 euro extra verkopen om dat goed te maken. Je moet je voortdurend afvragen welke kosten je kan maken om die 100 euro toch van de klant te ontvangen."

Facturen opvolgen kost tijd en geld. Hoe pak je crediteurenbeheer efficiënt aan?

Abdel: "Een factuur is vaak de eerste stap van een grotere financiële documentenstroom. Die bestaat standaard uit de factuur, een eerste herinnering, een aanmaning met kosten en een aangetekende zending. Met een slim platform teken je die flow uit en krijg je inzicht in het volledige proces. Daaruit kan je afleiden hoeveel facturen tijdig betaald worden en via welke verzend- en ontvangstkanalen dat het vlotst gebeurt. Met die kennis kan je dan weer betere strategische beslissingen nemen."

Het juiste kanaal kiezen is dus cruciaal. Hoe doe je dat precies?

Abdel: "Zoals gezegd heb je in een platform inzicht in de hele documentenstroom. Zo kan je elke stap makkelijk aan het juiste kanaal koppelen. Je kan documenten versturen als digitaal aangetekende zending, als beveiligde e-mail, via eBox of old-school met de post."

"Verder kan je met slimme software regels en vervolgacties in je documentenstroom inbouwen. Denk aan een herinnering of aanmaning. Het platform activeert die actie automatisch op aangeven van een trigger: op een vervaldatum, na een betaling of na een vaste termijn. Op die manier kan je zonder manuele interventie grote volumes documenten verwerken."

"Dankzij slimme software kan je automatisch, zonder manuele interventie, grote volumes documenten verwerken."

Abdel Elah - Affenas

Slimme software helpt ons om documentenstromen te automatiseren. Is er ook rol voor AI weggelegd?

Frederik: "Daarin moeten we nog een lange weg afleggen. Op dit moment is AI vooral handig om grote hoeveelheden informatie te onderzoeken, analyseren en verwerken. Maar laat ons eerlijk zijn, als we AI teksten laten creëren, laat de kwaliteit vaak te wensen over. Een human touch blijft onmisbaar."

Data voeden aan AI is ook niet zonder risico, klopt dat?

Abdel: "Wanneer je data aan AI blootstelt, riskeer je de controle kwijt te raken. Eigenlijk moet je AI beschouwen als een mens die al doende leert: hoe meer data je aan een intelligent systeem voedt, hoe slimmer het wordt."

Waarop moeten bedrijven letten om op een betrouwbare manier hun facturen in een platform op te volgen?

Abdel: "Je kan op 3 zaken letten. Allereerst zijn er een aantal gecertificeerde providers voor bepaalde verzendkanalen. Denk bijvoorbeeld aan een documentprovider voor eBox. Niet elk platform werkt samen met een gecertificeerde provider, terwijl dat absoluut geen overbodige luxe is."

“Daarnaast hebben bedrijven die aan bepaalde ISO-standaarden voldoen een streepje voor op de rest. Voorbeelden zijn ISO 27001 over informatieveiligheid en ISO 90001 voor kwaliteitsmanagementsystemen. Voor organisaties die professioneel en veilig crediteurenbeheer willen voeren, bieden deze certificeringen een belangrijke meerwaarde: ISO-gecertificeerde bedrijven zijn beter beschermd tegen cyberaanvallen en garanderen dat je data in veilige handen is.”

"Tot slot is er nog de GDPR-wetgeving. Die verplicht bedrijven die data afnemen van gebruikers of ontvangers om er veilig en verantwoordelijk mee om te gaan."

Als je platform aan al die zaken voldoet, ben je helemaal veilig?

Frederik: "100% veiligheid bestaat niet. Het is wel met zekerheid veel veiliger om belangrijke documenten te lezen of acties te ondernemen in een app of in een platform dan via e-mail. In mails kunnen hackers zich namelijk makkelijker als iemand anders voordoen dan via een platform. In geval van twijfel bel je best even met de contactpersoon om zijn of haar identiteit te valideren."

"Als je twijfelt of iets wel veilig is, bel dan even met de contactpersoon om zijn of haar identiteit te valideren."

Frederik De Bosschere

Tot slot: hoe kan je in de opvolging van facturen de relatie met je klant versterken?

Marleen: “Veel bedrijven communiceren binnen hun crediteurenbeheer nog te ouderwets. Denk aan formuleringen zoals: ‘Mocht je de betaling al hebben uitgevoerd, gelieve dit schrijven als nietig te beschouwen.’ Dat is echt niet meer van deze tijd. Zeg liever: ‘Hier vind je een overzicht van vijf openstaande facturen. Als u al betaald heeft, hartelijk bedankt daarvoor.’ Of vraag simpelweg: ‘Heeft u ondertussen al betaald?’ Met moderne, positieve communicatie bereik je veel sneller je doel.”

"Daarnaast communiceren we in Vlaanderen vaak te onderdanig: 'Zouden wij eventueel mogen vragen wanneer wij een betaling mogen verwachten?' In Nederland is men veel directer: 'U moet dit dringend betalen.' Ik geloof in de gulden middenweg: 'Ik wil heel graag weten wanneer u de betaling gaat uitvoeren, zodat we de nodige stappen kunnen vermijden.' Assertief maar helder."

"Je bereikt het meeste met moderne, positieve en assertieve communicatie. Het is je plicht om voor je rechten op te komen, maar altijd met respect voor de tegenpartij."

Marleen Michielsen

Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek

Bedrijfspost, facturatie, administratie, crediteurenbeheer … Ongeacht de grootte van je organisatie of gemeente: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.