Beveiligde e-mail: wat is het en hoe werkt het?

In tegenstelling tot conventionele mail, beveilig je met een beveiligde email de inhoud van je e-mail en eventuele bijbehorende documenten. Bij “gewoon” e-mailverkeer heb je geen controle op de inhoud van de inbox en outbox. De FOD Economie ontvangt jaarlijks honderden meldingen van digitale factuurfraude. Hoe voorkom je dat oplichters jouw facturen onderscheppen en manipuleren? Kies voor een beveiligde e-mail: 100% betrouwbaar en volledig traceerbaar. In deze blog lees je hoe het werkt en wat de voordelen zijn.

Wat is een beveiligde e-mail?

Een beveiligde mail is een verzendkanaal om facturen en andere gevoelige documenten (verzekeringsattesten, laboresultaten ...) veilig en aantoonbaar af te leveren. In tegenstelling tot een gewone e-mail, moet de ontvanger de beveiligde mail accepteren of weigeren. Daardoor ben je als verzender zeker dat de ontvanger het bericht heeft gezien.

Waarom kiezen voor een beveiligde e-mail?

Beveiligd mailen biedt verschillende voordelen voor jou als verzender:

Verstuur veilig vertrouwelijke informatie met een beveiligde e-mail

De bijlage van een beveiligde mail is versleuteld met een digitale vingerafdruk. Die verifieert de herkomst van de mail en garandeert dat de inhoud van het document niet is gemanipuleerd door derden. Zo sluit je digitale fraude volledig uit.

Ontvang realtimefeedback tijdens het verzendproces

Zodra de e-mail succesvol is verstuurd, krijg je een indieningsrapport. Dat is het bewijs dat je document veilig en correct is verzonden. Bovendien kan je de status van je verzending eenvoudig checken. Je weet wanneer de ontvanger de mail tekent, de bijlage opent en die ook downloadt.

Beschik over de nodige juridische draagkracht

Daarnaast ontvang je ook een afleveringsrapport. Dat is voorzien van gekwalificeerde datastempels en dient als juridisch bewijsmiddel. Bij een beveiligde e-mail ligt, in tegenstelling tot een digitale aangetekende zending, de bewijslast immers bij de verzender. Dankzij de stempels kan je in een rechtszaak aantonen dat de ontvanger de bijlage heeft gedownload.

Hoe start je?

In EasyPost Connect, ons alles-in-één platform om je uitgaande communicatie te automatiseren, voeg je de beveiligde e-mail eenvoudig als verzendkanaal aan je flows toe. Met het intuïtieve drag-en-drop systeem kan je de lay-out van je e-mail volledig personaliseren.

Als de beveiligde e-mail niet aankomt, triggert het platform automatisch de volgende taak. Dat kan een tweede beveiligde mail of een printtaak (fysieke brief) zijn.

Ga jij al op de slimste manier om met je documenten?

Facturen, aanmaningen, contracten … Er vertrekken dagelijks heel wat documenten vanuit je organisatie. Communiceer jij al slim, veilig en toegankelijk naar al je stakeholders? Vul de scan in en zie meteen waar jij beter kan doen.

Doe de scan