Digitize or die: waarom digitalisering uitstellen geen optie meer is

​Vandaag is digitaliseren voor veel bedrijven geen keuze meer, maar pure noodzaak. Met de invoering van e-invoicing verplicht de overheid je sowieso al tot een vorm van digitaliseren. En ook je klanten, leveranciers en medewerkers verwachten steeds vaker naadloze digitale ervaringen. Karen Boers (FARI) en Evelien Vanhooren (delaware) vertellen in de eerste aflevering van ‘De digitale omslag’ hoe je de digitale transitie slim aanpakt.

​De mosterd voor deze blog haalden we bij de eerste aflevering van onze nieuwe video- en podcastreeks ‘De digitale omslag’, met Karen Boers en Evelien Vanhooren als centrale gasten.

Kijk of luister nu naar De digitale omslag.

Allemaal digitaal

Of je nu een groot, klein, nieuw of gevestigd bedrijf runt: iedereen moet mee met de digitale transitie. Dat weet ook delaware’s Leading ICT Lady of the Year Evelien Vanhooren: “Klanten, leveranciers en medewerkers verwachten nu eenmaal dat steeds meer processen digitaal verlopen.” Karen Boers, Managing Director van de onafhankelijke AI-facilitator FARI, treedt haar bij: “Niet enkel jonge mensen, ook vijftigers willen geen one-size-fits-all-communicatie meer. Ook mijn generatie is vertrouwd met bijvoorbeeld aanbevelingssystemen van streamingplatformen. We willen allemaal iets aangereikt krijgen dat bij ons past en digitalisering maakt personalisatie nu eenmaal veel makkelijker.”

Maar voor wat, hoort wat. Karen: “Om die digitalisering en personalisatie grondig te kunnen doorvoeren, vragen bedrijven dat je gegevens over jezelf prijsgeeft. Voer voor een interessant maatschappelijk debat: hoeveel data wil ik afstaan om er een goede dienstverlening voor terug te krijgen? Dat spanningsveld komt steeds vaker naar boven.”

Grote verandering begint klein

In nogal wat bedrijven leeft de vrees dat digitaliseren gelijkstaat aan grootschalige en peperdure veranderingstrajecten. “Nergens voor nodig”, licht Evelien toe. “Megalomane digitaliseringsprojecten volgens een vierjarenplan? Vergeet het! Digitale transitie bestaat uit vele, kleinere veldslagen die je één voor één tracht te winnen. En neem ook telkens je medewerkers mee in het verhaal.”

Hoe je aan je digitale transitie begint? Breng eerst het volledige proces van je communicatie in kaart: welke documenten verstuur je naar wie, hoe vaak en via welk kanaal? Uit die analyse distileer je welke documenten je makkelijk kan digitaliseren. Facturen, bijvoorbeeld, of contracten.

Start met één documentenstroom en koppel er een digitale oplossing aan, zoals een platform waarmee je documenten automatisch verzendt. Karen: “Het hoeft niet meteen een grote volumetest te zijn. Begin klein, dan is het niet zo erg als iets misgaat. En kies iets concreets, om snel genoeg de winst te voelen. Hoe verbeter ik mijn klantenrelatie dankzij die ene case? Je hoeft geen complete digitale strategie uit te tekenen voor je iets in de praktijk uitprobeert.”

Start-ups hebben geluk

Hoewel niemand eraan ontsnapt, hebben sommige bedrijven bij digitaliseren mogelijk een streepje voor op de rest. Karen: “Startende bedrijven kunnen meteen van het digital first-principe vertrekken, terwijl de digitale omslag voor gevestigde bedrijven veel moeilijker is. Voor die laatste groep is het bijvoorbeeld lastiger om complexe processen opnieuw uit te tekenen of om iedereen om te scholen. Systemen die al tientallen jaren draaien, gooi je niet op één week om. Je switcht niet zomaar eventjes omdat een digitale oplossing performanter is. Er zit dus wel wat weerstand op digitalisering, maar laat dat vooral géén excuus zijn om er niet aan te beginnen.”

Kies de juiste IT-partner

Wie begint met digitaliseren, moet meestal ook op zoek naar een IT-partner. Maar hoe kies je een partner die bij jouw bedrijf past? IT-bedrijven en sectorfederaties hebben er alle baat bij om digitale oplossingen te promoten. Hoe onderscheid je echte inzichten van verkooppraat? Evelien: “Win advies in. Ga op zoek naar een partij die je vertrouwt en die samen met jou alle kosten en baten afweegt.”

Karen vult aan: “Jij kent je business het beste. Er is geen enkele IT-consultant die jouw verhaal en markt even goed kent. Overleg is cruciaal. Wie komt aanzetten met een oplossing zonder eerst uitgebreid met jou in dialoog te gaan, zit er bijna per definitie naast.”

Kies je geknipte digitale oplossing aan de hand van 3 vragen:

1. Lost de oplossing mijn probleem op?
2. Past ze in onze processen?
3. Levert ze een tijdwinst of kwaliteitsverbetering op?

Is het antwoord 3 keer ‘ja’? Dan is de oplossing de investering waard!

Nog op zoek naar meer argumenten voor digitalisering? Bekijk de volledige eerste aflevering van ‘De digitale omslag’.