Use case: verstuur beveiligde mails via EasyPost Connect

​Vertrouwelijke of gevoelige documenten via gewone mail versturen is snel en goedkoop, maar niet zonder risico. EasyPost Connect, ons alles-in-een platform om je uitgaande documentenstromen te beheren, biedt je een veiliger alternatief: beveiligde mail. Zo garandeer je dat het document ongewijzigd bij je ontvanger aankomt. Bovendien kan je makkelijk de realtime-status van de verzending checken. Ontdek hoe het werkt.

​De uitdaging

Het gros van de administratieve documenten bevat persoonlijke of vertrouwelijke informatie. Denk aan facturen, loonbrieven, contracten, attesten … Vandaag wordt dat type documenten nog vaak via gewone mail verstuurd – en daar wringt het schoentje.

Gewone, onbeveiligde mail is namelijk niet end-to-end versleuteld. Dat brengt twee grote risico's met zich mee:

1. Het geeft e-mailproviders de mogelijkheid om mee te kijken in je mails en de informatie te gebruiken voor allerhande doeleinden.
2. Het zet de deur open voor cybercriminelen om gevoelige informatie te onderscheppen en zelfs te manipuleren om ontvangers te misleiden.

Bovendien is gewone mail nog steeds de grootste bron van datalekken – niet alleen door kwaad opzet, maar vaak ook door menselijke fouten. Een verkeerd adres of een foute bijlage volstaat al om gevoelige informatie bij de verkeerde persoon te laten belanden.

Hoe verstuur je vertrouwelijke of gevoelige documenten dan wél op een veilige manier?

​De oplossing

In EasyPost Connect kan je naast gewone mail ook kiezen voor beveiligde mail als verzendkanaal. Je kan een beveiligde mail eenvoudig als taak aan je workflow toevoegen.

Bij een beveiligde mail wordt het document opgeslagen op een beveiligde server. De ontvanger moet de mail expliciet aanvaarden en krijgt vervolgens toegang tot het document via een unieke link.

Reageert de ontvanger niet of weigert die de verzending? Dan activeert EasyPost Connect automatisch het volgende kanaal in je workflow, zoals een gewone mail of een printtaak.

Hoe maak je een beveiligde mail aan in EasyPost Connect?

• Ga naar je workflow en selecteer 'Beveiligde mail' als verzendkanaal.
• Geef de beveiligde mail een naam en voeg eventueel een beschrijving toe.
• Voeg een weergavenaam toe (de naam die ontvangers zien als afzender).
• Voeg een onderwerp toe (bv. 'Facturatie').
• Selecteer in welke taal de extra informatie over beveiligde mail voor de ontvanger wordt weergegeven.
• Definieer de vervaltijd: de tijd tussen deze taak en het volgende kanaal in de workflow. Bij geen reactie of weigering wordt die laatste automatisch geactiveerd.
• Kies het e-mailadres van de afzender.

Beveiligde mails opmaken met templates

Nadat je de beveiligde mail hebt ingesteld, kan je bepalen hoe hij eruit moet zien. Je hebt twee opties:

1. Voorgedefinieerde template: die bevat al vaste elementen, maar je kan hem volledig personaliseren in je eigen huisstijl.
2. Custom template: met een drag-and-drop editor bouw je je e-mail helemaal zelf op. Voeg eenvoudig blokken toe zoals tekst, afbeeldingen, knoppen en links.

Ten slotte kan je ook dynamische velden toevoegen om je beveiligde mail te personaliseren.

De voordelen

• End-to-end versleuteld: Zowel verzender als ontvanger zijn 100% zeker dat de bijlage tijdens het verzendproces niet gemanipuleerd is door derden.
• Traceerbaar: Na de verzending krijg je een indieningsrapport. Daarin kan je nagaan wanneer de beveiligde mail is verzonden en wanneer de ontvanger de bijlage heeft gedownload, ondertekend, enz.
• Aantoonbaar: Daarnaast is elke beveiligde mail voorzien van een afleveringsrapport met gekwalificeerde datastempels. Dat rapport kan je in een rechtszaak gebruiken om aan te tonen dat de ontvanger de bijlage heeft gedownload.

Benieuwd wat je nog meer kan met EasyPost Connect? Boek een gratis demo van ons platform.