Documentbeheerplatform kiezen: 5 dingen waarop je moet letten

Op zoek naar een documentbeheerplatform om je documentenstromen te digitaliseren? Dat is zo eenvoudig nog niet. In Google krijg je al snel honderden hits. Logisch dat je dan door de bomen het bos niet meer ziet. Wij helpen je op weg met deze 5 aandachtspunten.

1. Gebruiksvriendelijkheid

Elke collega, met of zonder technische achtergrond, moet idealiter met het nieuwe platform kunnen werken. Kies daarom voor een gebruiksvriendelijk documentbeheerplatform dat geen complexe onboarding vergt. Hoe herken je zo’n platform?

· Het werkt intuïtief, met een logische indeling en navigatie, duidelijke buttons en begrijpelijke teksten.

· Het is overzichtelijk, zodat je altijd zicht hebt op de status van je verzendingen.

· Het is maximaal gestandaardiseerd, zodat je workflows en parameters maar één keer hoeft in te stellen.

2. Integratiemogelijkheden

Investeer je in een documentbeheerplatform, dan is het belangrijk dat dat platform integreert met je andere tools en softwaresystemen. Denk bijvoorbeeld aan een verbinding met je huidige CRM, ERP, e-signingtool en facturatiesoftware. Zo kan je maximaal efficiënt werken.

3. Veiligheid en compliance

Je grootste nachtmerrie? Klantgegevens die op straat komen te liggen. Een goed beheerplatform is 100% veilig en compliant met wet- en regelgeving. Dat vertaalt zich in drie dingen:

Veilig inloggen

Het is belangrijk dat enkel de juiste mensen toegang hebben tot het platform. Een beveiligde login speelt daarin een cruciale rol. Denk aan:

· Een login met credentials (gebruikersnaam en wachtwoord), eventueel in combinatie met meervoudige verificatie (MFA).

· Een login via een single sign-on (SSO): één set inloggegevens voor al je tools en centraal toegekende rechten.

Compliance met wet- en regelgeving

Check of het platform compliant is met de huidige wet- en regelgeving en daarmee aan de laatste veiligheidsnormen voldoet. Denk aan de GDPR (General Data Protection Regulation), maar ook aan belangrijke certificaten zoals ISO 27001. Dat laatste garandeert gegevensbescherming en informatieveiligheid voor verschillende gebruikers en afdelingen.

Veilig documenten uitwisselen

Je wil te allen koste vermijden dat hackers je documenten onderscheppen en manipuleren. Werkt het platform met een Secure File Transfer Protocol (SFTP)? Dan worden je documenten via een beveiligd kanaal overgedragen.

4. Schaalbaarheid

Bedrijven zijn continu aan het groeien. Wie weet heb je volgend jaar dubbel zoveel klanten en dus ook veel meer documenten die je via verschillende kanalen verzendt. Let erop dat het platform dat je kiest schaalbaar is, zodat je eenvoudig kan uitbreiden als het zover is.

Lees ook: zo blijft Corilus efficiënt werken dankzij EasyPost, ondanks zijn groei.

5. Partner

Niet alleen het platform, ook de partij erachter is belangrijk. Kies een toekomstgerichte partner die de markt kent en op de hoogte is van de laatste trends. En bovenal: een partner die luistert naar je noden en wensen en met je meedenkt.

Ervaar het gemak van digitale documentenstromen op één plek

Bedrijfspost, facturatie, administratie … Ongeacht de grootte van je organisatie: met EasyPost Connect regel je het allemaal digitaal en veilig, en dat op één platform.

EasyPost Connect biedt:

• Maximale veiligheid: GDPR-compliant, ISO 27001-gecertificiceerd en Qualified Trust Service Provider (QTSP).
• Een naadloze gebruikerservaring: intuïtief en overzichtelijk platform.
• Ondersteuning op maat: continue updates, handleidingen en tutorials voor nieuwe features én een partner die met je meegroeit.

EasyPost Connect zelf ontdekken? Neem vrijblijvend contact met ons op.