Dernière mise à jour le 08 décembre 2025
Quelle plateforme de gestion des documents choisir : 5 points d’attention
Vous cherchez une plateforme de gestion des documents pour numériser vos flux de documents ? Google affiche des centaines d'occurrences et ne rend pas la tâche évidente. Faire un choix devient dès lors difficile. Nous éclairons votre lanterne grâce à ces 5 points d'attention.
1. Facilité d’utilisation
Avec ou sans formation technique, chaque collègue devrait idéalement pouvoir travailler avec la nouvelle plateforme. Choisissez donc une plateforme conviviale, qui ne nécessite pas un apprentissage complexe. Mais comment identifier une telle plateforme ?
- Elle fonctionne de manière intuitive, avec une présentation et une navigation logiques, des boutons clairs et des textes compréhensibles.
- Elle est claire, ce qui vous permet d'avoir toujours une vue sur le statut de vos envois.
- Elle est standardisée au maximum, de sorte que vous ne devez configurer les flux de travail et les paramètres qu'une seule fois.
2. Possibilités d’intégration
Si vous investissez dans une plateforme de gestion des documents, il est important qu'elle s'intègre à vos autres outils et systèmes logiciels. Il doit par exemple être possible d'établir une connexion avec votre CRM actuel, votre ERP, votre outil de signature électronique et votre logiciel de facturation. vous pourrez ainsi travailler avec une efficacité maximale.
3. Sécurité et conformité
Que les données de vos clients puissent être consultées sans être protégées, voilà votre plus grand cauchemar. Une bonne plateforme de gestion est 100 % sécurisée et conforme aux lois et réglementations. Cela se traduit par trois aspects :
Connexion sécurisée
Il est important que seules les bonnes personnes aient accès à la plateforme. Une connexion sécurisée joue un rôle capital à cet égard. Songeons à :
- une connexion avec des informations d'identification (nom d'utilisateur et mot de passe), éventuellement en combinaison avec une authentification multiple (MFA).
- une connexion unique (SSO) : un seul set d'identifiants pour tous vos outils et des droits attribués de manière centralisée.
Conformité aux lois et règlementations
Vérifiez si la plateforme est conforme aux lois et règlementations, et si elle répond aux normes les plus récentes en matière de sécurité. Par exemple le RGPD (Règlement général sur la protection des données) mais aussi des certifications importantes comme l'ISO 27001. Cette dernière garantit la protection des données et la sécurité des informations pour les différents utilisateurs et services.
Échange sécurisé de documents
Vous voulez à tout prix éviter que des pirates informatiques interceptent et manipulent vos documents. La plateforme fonctionne-t-elle avec un protocole de transfert de fichiers sécurisé (Secure File Transfer Protocol, SFTP) ? Si oui, vos documents seront transférés via un canal sécurisé.
4. Evolutivité
Les entreprises ne cessent de se développer. Qui sait, vous aurez peut-être deux fois plus de clients l'année prochaine et donc beaucoup plus de documents à envoyer par différents canaux. Assurez-vous du fait que la plateforme que vous choisissez soit évolutive afin que le moment venu, elle puisse suivre aisément votre développement.
5. Partenaire
Tout comme la plateforme, l'acteur qui la soutient a lui aussi son importance. Choisissez un partenaire tourné vers l'avenir, qui connaît le marché et est au fait des dernières tendances. Et surtout : un partenaire qui est à l'écoute de vos besoins et de vos souhaits, et qui réfléchit avec vous.
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