Use case: volg de status van verzendingen op in het dashboard van EasyPost Connect

​Als bedrijf of publieke instantie verstuur je dagelijks heel wat fysieke en digitale documenten naar verschillende doelgroepen. Natuurlijk wil je graag weten of je documenten goed aankomen en of de ontvanger ze ook correct opvolgt. In het dashboard van EasyPost Connect krijg je in één oogopslag inzicht in de status van alle verzendingen en opdrachten. Ontdek hoe het werkt.

De uitdaging

Documenten klaarzetten en verzenden vergt best wat werk - maar het is eigenlijk maar het halve werk voor je administratieve afdeling. Er komt immers ook heel wat opvolging bij kijken. Elke verzending individueel opvolgen - zonder centraal overzicht - is quasi onbegonnen werk. Hoe behoud je het overzicht over de status van al je uitgaande documenten?

De oplossing

In het dashboard van EasyPost Connect zie je de status van al je lopende opdrachten (bv. alle facturen van januari) en individuele verzendingen. Welke zijn succesvol afgeleverd? Welke zijn nog onderweg? Welke behoeven actie van jouw kant? Het dashboard toont het allemaal één oogopslag.

Voor opdrachten zijn er 7 mogelijke statussen

• Succesvol: De opdracht is succesvol verwerkt.
• Bezig: De opdracht wordt momenteel verwerkt.
• Actie nodig: Deze status is enkel van toepassing op digitale aangetekende zendingen. Om ze te versturen, moet de mandaathouder elke digitale aangetekende zending vooraf goedkeuren.
• Foutmelding: Het systeem detecteerde een fout (bv. verkeerd adres).
• Ingepland: De opdracht staat klaar om te verzenden.
• Wacht op bestand: Je moet nog een bestand toevoegen.
• Geannuleerd: De opdracht is geannuleerd.

Voor verzendingen zijn er 4 mogelijke statussen

• Succesvol: De verzending is succesvol verwerkt.
• Bezig: De verzending wordt momenteel verwerkt.
• Gefaald: De verzending kan niet afgeleverd worden of werd geweigerd door de ontvanger. Klik door om de specifieke oorzaak te bekijken.
• Niet begonnen: De verzending is nog niet gestart.

Om verzendingen efficiënt op te volgen, kan je meldingen instellen. Lukt het bijvoorbeeld niet om een document te versturen? Dan krijg je een pushbericht in de app of per e-mail.

Wie dieper in het platform duikt, kan ook gericht zoeken naar specifieke verzendingen of opdrachten. je kan onder andere filteren op departement, naam, workflow of het soort status. Handig!

Zo kan je van een specifieke verzending de volledige flow raadplegen:

• Wanneer heb je factuur X opgeladen op het platform?
• Wanneer is ze verzonden naar de ontvanger?
• Wanneer heeft die de factuur geopend?
• Wanneer is de factuur betaald?

De voordelen

• Overzicht: in het dashboard krijg je snel een globaal overzicht van de status van alle verzendingen en opdrachten die je met EasyPost Connect verzendt.
• Focus: zoek gericht naar specifieke verzendingen en opdrachten en schakel meldingen in om problemen efficiënt op te volgen.
• Gemoedsrust: check eenvoudig de hele flow van een verzending. Zo heb je altijd bewijs dat je documenten afgeleverd zijn bij je ontvanger.

Benieuwd wat je nog meer kan met EasyPost Connect? Boek een gratis demo van ons platform.