Comment économiser du temps et de l'argent grâce aux flux de documents numériques

L'envoi postal classique reste encore très populaire auprès de nombreuses organisations. Cependant, il existe une manière plus efficace et moins coûteuse d'envoyer et de suivre les factures et autres documents. Comment ? Grâce aux flux de documents numériques. Dans ce blog, découvrez comment cela fonctionne en pratique.

Une gestion des créanciers plus fluide

La gestion manuelle des créanciers est chronophage et coûteuse. Regardez les étapes que vous devez suivre pour relancer une facture impayée :

• Vous envoyez un rappel de paiement.
• Si le client affirme ne pas avoir reçu la facture, vous devez vérifier.
• Vous renvoyez la facture.
• Ensuite, vous envoyez peut-être encore un ou plusieurs rappels de paiement.

Ces actions, bien que petites individuellement, représentent un travail considérable une fois cumulées. Grâce aux flux de documents numériques, vous pouvez automatiser l'envoi et le suivi des factures. Vous voyez en un coup d'œil si un destinataire a reçu, ouvert et payé la facture. Si ce n’est pas le cas, un rappel est automatiquement envoyé. Vous n’intervenez plus que lorsqu’il y a une contestation.

Réduction du Days Sales Outstanding (DSO)

Le Days Sales Outstanding (DSO) correspond au nombre moyen de jours pendant lesquels une facture reste impayée. Plus votre DSO est bas, moins vous avez besoin de préfinancer et plus vous libérez du fonds de roulement. La transition vers les flux de documents numériques vous aide à réduire votre DSO de deux manières :

• Vous envoyez vos factures plus rapidement.
• Vous influencez le comportement des mauvais payeurs réguliers. Ces clients ont tendance à repousser leurs paiements jusqu'au dernier moment. Grâce à des rappels automatiques clairs et professionnels, ils comprennent que vous appliquez une politique stricte et seront plus enclins à payer plus tôt.

Réduction des coûts du personnel et des tarifs postaux avantageux

Acheter des enveloppes, coller des timbres, rechercher des adresses, remplir et transporter des sacs postaux... L'envoi postal physique nécessite beaucoup de travail. En optant pour des flux de documents numériques, votre envoi postal devient (en partie) numérique et entièrement automatisé. Cela permet d'économiser de nombreuses heures de travail pour vos employés, notamment ceux en charge du courrier.

Saviez-vous que bpost augmente ses tarifs postaux chaque année ? En collaborant avec un partenaire comme EasyPost, vous bénéficiez de tarifs postaux exceptionnellement bas. En effet, nous livrons quotidiennement de grandes quantités de courrier prêt à être expédié chez bpost, ce qui nous permet de négocier des tarifs préférentiels.

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Indépendance vis-à-vis des machines postales classiques

Si vous gérez encore un volume important de courrier physique, il y a de fortes chances que vous utilisiez une machine à affranchir et/ou une machine de mise sous pli. Ces machines facilitent le travail, mais ne sont pas les plus efficaces. Elles nécessitent une manipulation humaine, ce qui augmente le risque d'erreurs. De plus, en cas de panne, vous ne pouvez plus traiter ni envoyer de courrier.

En outre, ces machines représentent un coût important (achat, maintenance, préfinancement...). Par exemple, si vous créditez 3 000 euros de timbres sur votre machine à affranchir mais n’en utilisez que 1 000 euros, vous immobilisez 2 000 euros inutilement.

Comment une plateforme de gestion des documents se rentabilise-t-il ?

Simplement en optimisant vos processus. Quelques exemples concrets :

• Votre trésorerie devient plus prévisible, car les clients paient leurs factures plus rapidement.
• Vous passez moins de temps sur le suivi, car vos flux de documents sont automatisés.
• Vous n'êtes plus (ou beaucoup moins) dépendant des machines postales, réduisant ainsi le risque d’interruptions dans le traitement du courrier.

Profitez du confort qu’offrent les flux de documents numériques en un seul endroit

Quels que soient la taille et le groupe cible de votre organisation ou commune, EasyPost Connect vous permet de gérer vos débiteurs de façon numérique et sécurisée, au départ d'une seule et même plateforme.