En pratique : envoi automatique de documents (workflow) avec EasyPost Connect

Factures, fiches de paie, rappels… Votre organisation envoie chaque jour de nombreux documents. L’envoi automatique et le suivi de ces communications réduisent considérablement le temps et les coûts liés aux processus manuels. Avec EasyPost Connect, vous pouvez créer rapidement et simplement des flux de travail (workflow) pour numériser et automatiser votre communication sortante. Vous réalisez ainsi d’importantes économies de temps et d’argent. Découvrez comment ça fonctionne.

Le défi

Que votre communication sortante soit gérée de manière centralisée – via l'accueil ou la comptabilité – ou par service, le traitement manuel et le suivi des documents nécessitent beaucoup de temps. En général, ces tâches ne font pas non plus partie de vos activités principales. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises cherchent à automatiser partiellement ou totalement leur processus d'envoi.

Mais comment faire si vous ne voulez pas investir massivement dans un développement informatique ni déranger vos destinataires ?

La solution

Avec EasyPost Connect, vous créez aisément et rapidement des workflows (flux de travail) pour automatiser votre communication sortante. Voici la marche à suivre :

Allez dans l'onglet "Workflow" et cliquez sur "Ajouter un workflow".
Donnez un nom au workflow (par exemple, "Factures" ou "Déclarations d'impôt") et reliez-le au service approprié de votre organisation. Vous pouvez aussi ajouter une description si nécessaire.

Facultatif : créez un dossier SFTP (Secure File Transfer Protocol) pour permettre le téléchargement sécurisé de documents dans le portail à partir d'un serveur distant.
Choisissez le type de trigger : spécifiez que l'envoi se fera à une heure fixe ou que le processus d'envoi sera déclenché dès que le document aura été téléchargé. Dans le second cas, vous pouvez définir une courte période tampon afin que l'envoi puisse encore être annulé au besoin.

Choisissez le format dans lequel vous voulez soumettre les documents : sous forme de fichier PDF (1 par 1 ou en masse) ou sous forme de fichier de données (CSV, XML ou UBL).
Activez le workflow (flux de travail) immédiatement ou mettez-le en attente pendant un certain temps.
Facultatif : vous pouvez définir une approbation. La personne autorisée reçoit à l'avance un aperçu de l'envoi et doit le valider.
Choisissez la durée de conservation des envois dans le portail (maximum 180 jours).
Cliquez sur "Terminé" pour créer le workflow.

Vous avez franchi toutes ces étapes ? Il vous faut à présent ajouter les canaux d'envoi ou les tâches adaptés à votre workflow. Connect vous permet de choisir parmi les options suivantes :

Au cas où deux canaux d'envoi sont prévus, fixez pour chacun un délai d'expiration. Si l'envoi via le premier canal échoue (si l'eBox du destinataire n'est pas activée par exemple) ou si la réaction attendue ne se produit pas (un paiement par exemple), la plateforme déclenche alors automatiquement le canal d'envoi suivant.

Vous voyez ci-dessous un exemple de la manière dont se présente un workflow (flux de travail) entièrement paramétré :

Une fois le flux de travail paramétré, vous pouvez télécharger un exemple de document, tester le flux et commencer à l'utiliser. Vous pouvez créer autant de workflow (flux de travail) que vous le souhaitez en vue d'automatiser tous vos envois.

Les avantages d’EasyPost Connect

Aucune connaissance en informatique n'est requise : grâce à la navigation simple et à l'interface intuitive glisser-déposer, vous pouvez créer très aisément des flux de travail. Vous avez encore besoin d'aide ? Vous retrouverez dans la Connect Academy toute une série de tutoriels vidéo utiles.
Fini les tracas : économisez du temps et de l'argent en automatisant en grande partie le processus d'envoi et de suivi. Vous libérez ainsi du temps pour d'autres tâches plus urgentes.
Communication à la carte : grâce au large choix de canaux d'envoi, vous pouvez utiliser le canal de communication choisi par le destinataire.

Curieux de savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec EasyPost Connect ? Réservez une démo gratuite de notre plateforme.