L’easy flow de TDM3
Chaque mois, TDM3 envoie par la poste quelque 200 factures et 1.000 documents justificatifs de prestataires de soins aux patients, aux établissements médicaux, aux compagnies d'assurance et au CPAS. Grâce à EasyPost Connect, ces envois se font désormais automatiquement. Martijn Durnez, technical lead developer, explique : « À présent, nous travaillons beaucoup plus efficacement, nous pouvons évoluer plus vite et nous avons une meilleure visibilité sur la rentabilité de nos services. »
Que fait TDM3?
TDM3 est un fournisseur de services de tiers payant pour les soins de première ligne. Il aide les infirmières à domicile, les médecins et les réseaux de soignants à domicile à gérer la facturation et l'administration afin qu'ils puissent se concentrer sur leur activité : les soins aux patients.
Quels documents envoyez-vous ?
Martijn : « Chaque mois, nous recevons des fichiers reprenant les prestations de nos clients, principalement des infirmières et des médecins. Ils y indiquent quels soins ils ont prodigué à quel patient. Nous vérifions ces informations et convertissons les prestations en factures. Nous envoyons une partie de ces factures par la poste aux patients, aux établissements médicaux, aux compagnies d'assurance ou au CPAS. Nous envoyons en outre des documents justificatifs et des rappels de paiement aux patients. »
Comment la plateforme Connect vous aide-t-elle à mieux travailler ?
Martijn : « Auparavant, nous traitions nous-mêmes tout le courrier sortant. Une fois par mois, nous imprimions toutes les factures et tous les documents justificatifs – environ 1.200 documents par mois – et les mettions sous enveloppe puis dans des sacs postaux. Cela prenait plus d'une journée de travail complète. En outre, les collaborateurs devaient toujours être physiquement présents. Cette contrainte rendait difficile une éventuelle extension rapide. »
« Nous travaillons désormais beaucoup plus efficacement avec EasyPost Connect. Il suffit de cliquer sur un bouton pour télécharger les factures de notre propre système logiciel vers la plateforme. Cette opération s'effectue en toute sécurité via Secure File Transfer Protocol (SFTP). EasyPost se charge ensuite de l'envoi des courriers. Il en va de même pour les documents justificatifs et les rappels. »
« Auparavant, nous envoyions manuellement les factures, les documents justificatifs et les rappels par la poste. Désormais, cela se fait automatiquement en cliquant sur un bouton. »
Martijn Durnez, technical lead developer chez TDM3
Pourquoi avez-vous choisi EasyPost Connect ?
Martijn : « Nous envoyons un volume de documents modeste. Il est donc difficile de réaliser des gains d'efficacité. Mais avec EasyPost Connect, nous y parvenons grâce au bon rapport qualité-prix. De plus, Connect s'intègre sans faille à notre propre système. Nous pouvons donc continuer à travailler avec notre système, sans supporter de coûts supplémentaires. »
Quels autres avantages Connect offre-t-elle ?
Martijn : « Tout d'abord, la fiabilité : sur la plateforme, nous pouvons aisément suivre le statut de chaque facture. Ça permet d'éviter beaucoup de suivi manuel en cas d'ambiguïté ou de question du client. En outre, nous ne savions pas exactement combien coûtait l'envoi d'une facture jusqu'ici : nous devions tenir compte des heures de travail de divers membres du personnel et des tarifs postaux. À présent, tous ces coûts sont clairs et nous avons une meilleure idée de la rentabilité de ce service. »
Profitez du confort qu'offrent les flux de documents numériques en un seul endroit
Quelle que soit la taille de votre organisation ou commune, avec EasyPost Connect, tout votre courrier est traité de manière numérique et sécurisée, sur une seule et même plateforme.
