Courrier recommandé numérique : est-il aussi sécurisé et juridiquement valable ?

Les courriers recommandés numériques offrent quelques grands avantages : vous les envoyez dès qu’ils partent de chez vous (non du bureau de poste), vous les suivez de près, vous réalisez de sérieuses économies... Un petit détail : un courrier recommandé numérique a-t-il la même valeur juridique et est-il juridiquement valable ? Une belle question !

En effet, en tant qu’entreprise, pouvoir public et citoyen, vous ne voulez évidemment utiliser un nouveau service comme le courrier recommandé numériques que s’il est 100 % sécurisé et fiable, et qu’il ait (au moins) la même validité juridique qu’un courrier recommandé physique classique.

C’est exactement ce que l’Europe voulait assurer avec le règlement européen eIDAS, entré en vigueur en 2014. Celui-ci devait renforcer la confiance envers les transactions électroniques sur le marché intérieur européen, en fixant un fondement commun pour des interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.

Exigences strictes pour le courrier recommandé numérique

Le règlement européen a imposé des règles pour quelques services dits de confiance, qui devaient s’appliquer au sein de l’ensemble du marché intérieur, dont le « service d’envoi recommandé électronique qualifié » (QeRDS) ou dans un langage commun : le courrier recommandé numérique.

Un QeRDS vous permet d’envoyer vos « données » (à savoir, un e-mail) par des « moyens « électroniques » (à savoir, l’Internet) à une autre partie, avec réception de l’avis que les « données » ont été envoyées et reçues. Pour ce faire, vous devez d’abord vous enregistrer en tant qu’expéditeur puis indiquer le destinataire, avant de pouvoir envoyer ou recevoir le courrier.

Qu’est-ce qu’un courrier recommandé numérique ?

Les données envoyées ne peuvent être modifiées en cours de route sans que l’on s’en aperçoive. Lors de l’envoi et de la réception, le courrier est effet protégé par une signature ou un sceau électronique avancé. Enfin, la date et l’heure de l’envoi et de la réception sont indiquées à l’aide d’un horodatage électronique qualifié.

Quelle est la validité juridique d’un courrier recommandé numérique ?

Une question essentielle. Un courrier recommandé numérique est parfaitement valable sur le plan juridique. Personne ne peut en effet nier qu’un tel courrier QeRDS sécurisé a une conséquence juridique et peut constituer un moyen de preuve dans le cadre de procédures judiciaires, stipule l’eIDAS, simplement parce que le courrier est électronique.

En outre, selon le règlement, il est supposé que l’intégrité des « données » soit en ordre, tout comme lors de son envoi et de sa réception, et que le prestataire de services a indiqué de façon précise la date et l’heure à laquelle le courrier recommandé numérique a été envoyé et reçu.

Et qu’en est-il de la valeur juridique ?

Eh bien, un courrier recommandé numérique a autant de valeur juridique qu’un courrier recommandé physique. Lorsque vous envoyez un courrier recommandé par voie numérique, vous recevez un rapport de notification et de preuve. Vous suivez ainsi chaque étape de près : depuis l’envoi jusqu’à l’acceptation et l’ouverture.

Le rapport de preuve remplace le récépissé classique d’un courrier recommandé physique. Vous pouvez donc utiliser celui-ci comme moyen de preuve juridique. Il y a toutefois une différence importante : le récépissé classique est lié à l’enveloppe, tandis que le rapport de notification et de preuve sont associés au contenu de l’envoi.

En d’autres termes, un courrier recommandé numérique vous permet même de prouver ce que le courrier contient.

Offert par un prestataire de services qualifié

De ce fait, un courrier recommandé numérique est 100 % sécurisé, fiable et juridiquement valable. Du moins, à une condition. Vous devez évidemment pouvoir compter à 100 % sur le fait que la personne qui vous permet de réaliser un courrier recommandé numérique remplit pleinement toutes les exigences eIDAS.

Un tel QeRDS ne peut également être envoyé que par un QTSP, un Qualified Trust Service Provider ou prestataire de services de confiance qualifié. Pour ce faire, vous serez audité en externe. Dès que l’auditeur aura rendu un avis positif, le dossier arrivera au SPF Économie qui décidera si le prestataire de services reçoit le certificat QTSP. Ensuite, le prestataire de services repasse au moins une fois tous les 24 mois un audit afin de s’assurer qu'il et ses services de confiance continuent à satisfaire aux exigences eIDAS.

Envoyez vos courriers recommandés numériques par nos soins !

Chez EasyPost, nous sommes depuis peu aussi en possession de notre autorisation QeRDS, après avoir passé un audit approfondi. Dès lors, vous pouvez dorénavant nous confier aussi l’envoi de vos courriers recommandés numériques. C’est très simple, sécurisé et 100 % fiable via notre plateforme numérique EasyPost Connect.Il est même éventuellement possible d’automatiser le service et de l’intégrer aisément à vos processus d’envoi.