Réduire les frais postaux ? Économisez jusqu’à des dizaines de milliers d’euros par an grâce à une expédition intelligente

Saviez-vous qu’une PME de taille moyenne peut perdre rapidement 3 000 euros par mois en frais de courrier ? Pourtant, des masses de lettres sont encore envoyées sans que personne ne se demande si cela a vraiment du sens. Avec EasyPost, vous automatisez l’envoi de courrier et n’envoyez physiquement que ce qui est vraiment nécessaire, ou lorsque les canaux numériques ne suffisent pas. Découvrez comment cela fonctionne et combien vous pouvez économiser grâce à cela.

Courrier physique classique : un réflexe coûteux

Pour de nombreuses organisations, le papier va de soi : factures, rappels, fiches de paie… tout part directement par la poste. Mais chaque courrier envoyé coûte plus cher qu’on ne le pense. Impression, enveloppes, traitement manuel, affranchissement, tri : chaque étape génère des coûts qui ne sont pas toujours bien visibles, mais qui finissent par peser lourd.

En Belgique, en 2026, le prix d’un timbre normalisé s’élève à 1,63 euro pièce. Une entreprise qui envoie 1.000 factures par mois par courrier perd déjà plus de 19.500 euros par an rien qu’en frais d’affranchissement. Ajoutez-y le papier, l’encre et le travail manuel, et les coûts réels sont encore 20 à 30 % plus élevés.

Pourquoi supprimer le courrier n’est pas toujours possible

Passer entièrement à l’envoi numérique est irréaliste pour de nombreuses organisations. Et pour certaines institutions, comme les administrations, les hôpitaux, les tribunaux et les études notariales, tout ne peut pas être envoyé de façon numérique. D’autres destinataires n’utilisent pas eBox ou Doccle, ignorent les e-mails ou restent attachés à un archivage papier.

Pas encore prêt pour une transition complète vers le numérique ? Avec EasyPost, vous combinez l’envoi digital avec le courrier physique comme solution ultime. Ce n’est que lorsqu’un document ne peut pas être remis via les canaux numériques que le système bascule sur le papier. Vous maximisez ainsi les chances de succès tout en conservant la sécurité juridique de chaque envoi, même lorsque la livraison numérique échoue.

Envoi de courrier papier : uniquement lorsque c’est nécessaire

Le courrier papier coûte cher et le tout-numérique ne suffit pas toujours. Mais comment relever ces deux défis en même temps ? Avec une solution logicielle intelligente qui réunit les deux univers.

EasyPost ne commence pas par se demander « imprimer ou envoyer par e-mail ? », mais par la probabilité de remise : quel canal offre la plus grande certitude ? Selon le type de document, les exigences légales et les préférences du destinataire, le système choisit automatiquement le canal le plus approprié. Si aucune confirmation ou aucun paiement n’est reçu dans le délai défini à l’avance, EasyPost passe automatiquement au canal suivant, sans intervention manuelle de vos collaborateurs.

Par exemple :

Peppol (uniquement pour les factures B2B)
E-mail sécurisé (eRDS)
Des portails comme Doccle ou eBox
Envoi recommandé numérique (QeRDS)
Print & Send en dernier recours

Les documents qui doivent légalement être envoyés sur papier ou qui sont explicitement demandés par le destinataire continueront bien sûr d’être envoyés physiquement. Pour le reste, le courrier inutile disparaît définitivement.

Les avantages en un coup d'œil :

Des coûts postaux structurellement plus bas
Moins de lettres et moins de tâches manuelles signifient des économies directes pouvant aller jusqu’à des dizaines de milliers d’euros par an. En supprimant les actions inutiles, vous conservez davantage de budget pour la croissance et l’innovation.
Une meilleure fiabilité de livraison
Chaque envoi est suivi, sans « boîte noire », avec une visibilité sur chaque étape du processus d’envoi, de la réception à l’ouverture et à un éventuel paiement.
Une piste d’audit complète
Une transparence totale sur qui a reçu quel document, par quel canal et quand. Toutes les données sont stockées de manière centralisée et peuvent facilement être exportées pour des analyses ou des audits.

Logique unifiée, intégration fluide

EasyPost s’intègre à votre ERP ou logiciel de comptabilité existant et gère depuis là l’ensemble de votre flux documentaire. Chaque document suit un workflow fixe basé sur le type, la destination et les exigences légales, par exemple :

Factures via Peppol (obligatoire depuis 2026)
Fiches de paie via eBox
Documents juridiques via QeRDS
Rappels par e-mail, puis impression si nécessaire

La mise en place est rapide et la formation de votre équipe prend souvent moins d’une heure. Grâce aux rapports en temps réel et aux alertes automatiques, vous obtenez une vue claire de l’ensemble de vos flux documentaires, sans devoir adapter vos systèmes ou votre workflow.

Des frais d’envoi réduits commencent par un processus intelligent

Les organisations qui utilisent EasyPost obtiennent des résultats mesurables en six mois :

60 % d’envois physiques en moins, pour une économie moyenne de 2 500 euros de frais de port par mois.
40 % de délais de paiement plus rapides, grâce à la livraison numérique avec code QR ou bouton de paiement intégré.
100 % de visibilité sur chaque envoi et sur la vue d’ensemble via des tableaux de bord en temps réel et des alertes automatiques.

Grâce à ces économies, vous gagnez non seulement en marge de manœuvre financière, mais aussi des dizaines d’heures de travail administratif par semaine. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur la croissance et la création de valeur, plutôt que sur le traitement routinier du courrier et la gestion manuelle des créances.