Traiter automatiquement les factures et les documents via des flux de travail : comment faire avec EasyPost
Gérer une entreprise, c’est gérer des documents. Factures, rappels, fiches de paie, contrats : le flux est continu. Sans plateforme d’envoi centralisée, chaque document a sa propre destination et son propre mode d’envoi – de l’e-mail et du courrier postal à Peppol et eBox. Cette multitude de canaux et de formats rend le suivi complexe et chronophage. Qui a ouvert quoi ? Quel document est bloqué ? Où se glissent les erreurs dans le processus qui font perdre du temps et menacent les rentrées d’argent ?
Les flux de travail d’EasyPost Connect relèvent ces défis et apportent de la structure. Pas d’envois isolés, mais une logique fixe qui gère l’ensemble du parcours : de l’envoi à la livraison, et du suivi au paiement. Ainsi, chaque envoi devient un processus contrôlé et reproductible, adapté au type de document et au contexte.
Qu’est-ce qu’un flux de travail et pourquoi un seul canal d’envoi ne suffit-il pas ?
Un flux de travail comprend une logique intelligente, étape par étape, qui pilote l’ensemble du processus d’un document. Il détermine comment une facture ou tout autre document est envoyé, suivi ou traité.
Alors qu’un simple déclencheur d’envoi se contente d’initier l’envoi, un flux de travail définit comment, quand et par quel canal cela se fait, en tenant compte de la situation spécifique. Cela permet un processus d’envoi entièrement automatisé et optimisé.
Pour chaque type de document – qu’il s’agisse d’une fiche de paie, d’un rappel, d’une facture B2B via Peppol ou d’un contrat pour un fournisseur – vous pouvez définir un flux de travail distinct et optimisé sur la plateforme d’envoi EasyPost. Avec EasyPost, vous définissez ce parcours une seule fois, après quoi le système s’occupe automatiquement du reste, que vous envoyiez une centaine ou des dizaines de milliers de documents. Vous configurez chaque flux en toute simplicité, sans paramétrages techniques complexes ni connaissances informatiques approfondies.
Ce qui distingue les flux de travail de l’automatisation classique
De nombreux outils permettent d’envoyer des documents, mais que se passe-t-il si ceux-ci n’arrivent pas à destination, ne sont pas lus ou si le canal d’envoi est par hasard hors service ?
Les flux de travail d’EasyPost sur la plateforme d’envoi évitent le blocage des processus dans de telles situations. Chaque flux intègre en effet une logique de secours : si une première tentative d’envoi échoue, le système bascule automatiquement et intelligemment vers un canal alternatif. Pas d’interventions manuelles, pas de retards inutiles. C’est précisément ce qui fait la différence entre une automatisation basique et un système robuste et autocorrectif qui fonctionne en toutes circonstances. Pour les documents à valeur juridique, tels que les contrats ou les mises en demeure, les flux d’EasyPost garantissent une traçabilité complète de l’envoi, de la réception et du statut de lecture.
Rappels automatiques et suivi des paiements
Le suivi des factures est souvent un processus distinct et chronophage. EasyPost s’intègre parfaitement à vos systèmes comptables ou ERP existants, vous offrant ainsi une visibilité en temps réel sur les paiements entrants.
Le délai de paiement d’une facture est dépassé sans que celle-ci ait été reçue ? Dans ce cas, le système active automatiquement le flux prédéfini pour les rappels. Ce flux envoie, par exemple, d’abord un e-mail sécurisé (ERDS). En l’absence de réponse, une lettre physique est automatiquement envoyée. Chaque étape au sein de la plateforme d’envoi est enregistrée et automatisée, l’ordre d’envoi étant adapté à la réponse effective et aux préférences du client, et non à des suppositions. Résultat : les rappels sont envoyés systématiquement au bon moment, les paiements sont effectués plus rapidement et votre flux de trésorerie devient plus stable et plus prévisible.
Améliorez vos flux de travail à partir des données d’envoi
Toutes les tentatives d’envoi et toutes les interactions sur la plateforme d’envoi sont minutieusement enregistrées. Ces données offrent des informations précieuses : quels canaux sont les plus efficaces pour des segments de clientèle ou des types de documents spécifiques ? Sur la base de ces données factuelles, et non de suppositions, vous pouvez optimiser vos flux de travail en continu.
Pour les CFO et les responsables financiers en particulier, ces informations fournissent des données utiles pour la prise de décision : quel est le volume d’envois par service ? Quels canaux sont utilisés et quels sont les coûts associés ?
Quelques exemples pratiques :
- Vos clients lisent-ils rarement leurs e-mails ? Des envois Doccle ne sont-ils jamais remis à certains destinataires ? Dans ce cas, vous pouvez les exclure d’un flux de travail spécifique ou les désactiver complètement.
- Le client ouvre-t-il sa facture via un e-mail sécurisé ? Dans ce cas, vous n’avez plus besoin de l’envoyer par la poste et vous réalisez des économies.
- La fiche de paie n’est pas ouverte via eBox ? Dans ce cas, EasyPost bascule automatiquement vers Doccle ou la poste. Vous êtes ainsi assuré de la livraison, sans perte de temps pour les RH.
Vous adaptez de cette manière vos flux de travail en fonction de ce que vos clients font réellement, et non de ce que vous pensez qu’ils font.
Un seul tableau de bord, tout sous contrôle
La plateforme d’envoi centralisée EasyPost offre un aperçu clair des chiffres et statistiques les plus importants. De plus, vous pouvez consulter les détails de chaque envoi individuel :
- Par quel canal le document a-t-il été envoyé ?
- Le document a-t-il été livré avec succès ?
- Le document a-t-il été ouvert ou lu ?
- Quels canaux de secours ont éventuellement été activés ?
- Un suivi supplémentaire est-il prévu ou a-t-il été effectué ?
Grâce à ces détails, vous détectez plus rapidement les éventuels points de blocage et vous les évitez lors des envois suivants.
L’intelligence de votre processus est celle de votre flux de travail
Les tâches que vous effectuez manuellement aujourd’hui peuvent être entièrement automatisées demain. Grâce à la plateforme d’envoi EasyPost, vous définissez une logique fixe et intelligente pour chaque type de document : quel canal est prioritaire, quelle est l’alternative en cas d’échec, quand le système envoie-t-il un rappel, qui au sein de l’organisation reçoit une notification lors d’événements spécifiques ? Pas d’improvisation. Pas de détails laissés au hasard. Seuls des envois qui se déroulent comme prévu.
Avec EasyPost, vous ne travaillez pas plus dur, mais plus intelligemment. Votre stratégie de gestion des documents devient mesurable, évolutive et autocorrectrice. Votre administration passe d’un ensemble d’actions isolées à un système intégré et maîtrisé qui évolue au rythme des ambitions de votre organisation.
