Facturation électronique : état des lieux

En septembre 2023, Vincent van Peteghem, ministre des Finances et vice-Premier ministre du gouvernement De Croo, a franchi une étape importante en rendant la facturation électronique obligatoire. Alors que cette obligation s’applique déjà à toutes les factures adressées à des services publics, le ministre Van Peteghem fait à présent de la facture électronique structurée, la norme dans les transactions entre entreprises assujetties à partir du 1er janvier 2026.

Pour cette mesure, le gouvernement a opté pour le réseau européen PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-line). En y adhérant une seule fois, une entreprise est automatiquement liée à tous les autres participants du réseau.

Qu’entendons-nous par facturation électronique ?

La facturation électronique, également connue sous le nom d’e-invoicing, est un processus dans le cadre duquel les factures sont envoyées, reçues, traitées et stockées sous forme électronique et non plus sur papier.

Contrairement à la facturation papier traditionnelle – où les factures sont imprimées physiquement et envoyé par courrier –, les factures électroniques sont créées, envoyées et traitées sous forme numérique par le biais de systèmes et réseaux électroniques.

L’envoi d’une facture en format PDF par e-mail n’est pas non plus considéré comme de la facturation électronique. En effet, une facture PDF ignore l’aspect d’automatisation : elle nécessite toujours des collaborateurs pour la créer, la lire, l’évaluer, l’envoyer ou la saisir.

La caractéristique essentielle de la facturation électronique est que la facture est stockée sous format numérique, comme un fichier XML sous format UBL structuré (Universal Business Language). De ce fait, la facture peut être reconnue, traitée et intégrée automatiquement par des systèmes informatiques, logiciels comptables et autres applications professionnelles. Ce qui permet en fin de compte un échange fluide et efficace des informations que contient la facture entre les partenaires commerciaux.

Quels sont les avantages ?

• Efficacité et économie : elle accélère la création, l’envoi et le traitement des factures. Le processus de facturation est donc plus efficace.
• Paiement plus rapide : Par la vitesse du procédé de facturation, la facture électronique contribue à un paiement plus rapide des factures, ce qui peut améliorer les cash-flows d’une entreprise.
• Risque d’erreurs réduit : Elle réduit le risque d’erreurs humaines qui apparaissent souvent lors de la saisie manuelle des données.
• Sécurité : Via Peppol, vos factures électroniques sont directement envoyées au logiciel du destinataire. En outre, le réseau PEPPOL sécurisé n’offre pas uniquement une protection contre la perte de factures pendant l’envoi : le système vous protège également contre la fraude à la facture.