Lorsque vous envoyez un e-mail sécurisé via EasyPost, l’expérience du destinataire est conçue pour être professionnelle, fiable et extrêmement simple. Voici un aperçu de ce que voit le destinataire, étape par étape :
1. E-mail entrant
Le destinataire reçoit une notification par e-mail dans sa boîte de réception habituelle (comme Outlook ou Gmail). Celle-ci ressemble à un message standard, mais plutôt qu’une facture ou un contrat directement joint sous forme de PDF non sécurisé, l’e-mail contient un appel à l’action clair. On peut y lire, par exemple : « Un document sécurisé de [Nom de votre entreprise] vous attend ».
2. Page sécurisée
Dès que le destinataire clique sur le bouton ou le lien dans l’e-mail, une page web sécurisée s’ouvre dans le navigateur (sur ordinateur, tablette ou smartphone). Cette page est entièrement conçue en respectant la charte graphique de l’expéditeur et inspire confiance. À ce stade, la connexion est entièrement chiffrée et l’empreinte numérique du document est vérifiée.
3. Choix : Accepter ou Refuser
C’est la partie la plus interactive. Le destinataire voit deux boutons clairs :
- Accepter : en cliquant sur ce bouton, le destinataire indique qu’il reconnaît l’envoi et souhaite le consulter. À ce moment-là, la pièce jointe est débloquée et l’expéditeur voit le statut passer à « Accepté » dans son tableau de bord.
- Refuser : si le destinataire n’attendait pas cet envoi, il peut le refuser. Cela vous indique immédiatement, en tant qu’expéditeur, qu’il y a un problème.
4. Consultation et téléchargement
Après avoir accepté le document, le destinataire a immédiatement accès à celui-ci.
- La pièce jointe (dotée d’un code de hachage/empreinte unique) peut être consultée directement dans le navigateur.
- Le fichier peut être téléchargé en toute sécurité sur l’ordinateur ou le téléphone.
- Dès que le téléchargement commence, l’expéditeur en est informé. Il n’y a donc aucun doute quant au fait qu’une facture a bien été reçue ou non.
Conclusion
Au lieu d’une pièce jointe statique et non sécurisée, le client bénéficie d’un environnement interactif dans lequel l’authenticité du document est garantie par l’empreinte numérique.
Comme aucun compte ni aucune installation technique n’est nécessaire, le système reste accessible pour le client, tandis que vous, en tant qu’expéditeur, bénéficiez d’une preuve irréfutable. Vous savez exactement quand un document a été accepté et téléchargé, ce qui réduit considérablement le risque de malentendus et de fraude à la facturation.