Wanneer je een beveiligde e-mail verstuurt via Easypost, is de ervaring voor de ontvanger ontworpen om professioneel, betrouwbaar en uiterst eenvoudig te zijn. Hier is een overzicht van wat zij stap voor stap te zien krijgen:
1. De binnenkomende e-mail
De ontvanger krijgt in zijn gewone inbox (zoals Outlook of Gmail) een e-mail notificatie. Deze ziet eruit als een standaard bericht, maar in plaats van dat de factuur of het contract direct als onbeveiligde PDF in de bijlage zit, bevat de mail een duidelijke oproep tot actie. Er staat bijvoorbeeld: "Er staat een beveiligd document voor u klaar van [Jouw Bedrijfsnaam]".
2. De beveiligde landingspagina
Zodra de ontvanger op de knop of link in de e-mail klikt, opent er een beveiligde webpagina in de browser (op computer, tablet of smartphone). Deze pagina is volledig in de stijl van de verzender en geeft vertrouwen. Op dit punt is de verbinding volledig versleuteld en wordt de digitale vingerafdruk van het document gecontroleerd.
3. De keuze: Accepteren of Weigeren
Dit is het meest interactieve onderdeel. De ontvanger ziet twee duidelijke knoppen:
- Accepteren: Door hierop te klikken, geeft de ontvanger aan dat hij de zending herkent en wil inzien. Op dat moment wordt de bijlage vrijgegeven en ziet de verzender in zijn dashboard de status veranderen naar 'Geaccepteerd'.
- Weigeren: Mocht de ontvanger de zending niet verwachten, dan kan hij deze weigeren. Dit geeft jou als verzender direct feedback dat er iets mis is.
4. Inzage en Download
Na het accepteren krijgt de ontvanger direct toegang tot het document.
- De bijlage (voorzien van de unieke hashcode/vingerafdruk) kan direct in de browser worden bekeken.
- Er is een optie om het bestand veilig te downloaden naar de eigen computer of mobiel.
- Zodra de download start, krijgt de verzender hiervan een melding. Zo is er nooit discussie over het feit of een factuur wel of niet is aangekomen.
Conclusie
In plaats van een onveilige, statische bijlage, krijgt de klant een interactieve omgeving waarin de echtheid van het document gegarandeerd is via de digitale vingerafdruk.
Doordat er geen accounts of technische installaties nodig zijn, blijft de drempel voor de klant laag, terwijl jij als verzender profiteert van een sluitende bewijslast. Je weet exact wanneer een document is geaccepteerd en gedownload, wat de kans op misverstanden en factuurfraude aanzienlijk vermindert.