En pratique : imprimez et envoyez automatiquement le courrier de votre organisation avec EasyPost Connect

​Un nombre croissant d'entreprises communiquent par voie numérique, mais envoient encore souvent une partie de leur communication sur papier. Ce n'est pas un problème en soi, mais encore faut-il que le processus soit fluide et efficace. Avec EasyPost Connect, vous imprimez et envoyez automatiquement par le biais d'une tâche d'impression de petits et grands volumes de documents. Un envoi numérique échoue, par exemple par e-mail ? Le destinataire recevra dans ce cas le document physique. De plus, EasyPost vous décharge de tout le processus d'envoi par la poste. Vous économisez ainsi beaucoup de temps et d'argent. Découvrez comment ça marche.

​Le défi

Envoyer des factures physiques, des rappels ou d'autres documents requiert de nombreuses manipulations :

• imprimer
• mettre sous enveloppe
• affranchir
• contrôler
• envoyer
• assurer le suivi

De nombreuses entreprises effectuent encore manuellement toutes ces étapes. Un ou plusieurs collaborateurs administratifs se chargent de l'ensemble du processus pour chaque envoi. Un travail chronophage, source d'erreurs et coûteux. De plus, il s'agit d'un travail répétitif que vous pouvez aisément automatiser. Mais comment procéder ?

La solution

Avec EasyPost Connect, vous n'avez plus besoin de traiter vous-même le courrier physique. Il vous suffit d'ajouter une tâche d'impression à votre workflow et nous nous chargeons du reste : de l'impression à l'affranchissement et à l'envoi. Dans notre centre de courrier, nous traitons jusqu'à 16.000 envois personnalisés par heure.

Comment créer une tâche d'impression dans EasyPost Connect ?

• Allez dans votre workflow et sélectionnez "Print" comme canal d'envoi.
• Donnez un nom à la tâche d'impression (par exemple "NonPrior") et ajoutez éventuellement une description.
• Choisissez le côté d'impression : recto ou recto verso.
• Choisissez la couleur : noir et blanc ou couleur.
• Choisissez le type d'envoi : non prioritaire, prioritaire ou recommandé.
• Choisissez le type d'enveloppes : US blanches, C5 ou C4 – fenêtre gauche ou droite. Vous pouvez, via une configuration simple, faire imprimer sur vos enveloppes votre logo et votre adresse de retour.
• Facultatif : ajoutez une annexe permanente (par exemple, des conditions générales). Elle sera imprimée au verso de votre document ou jointe en tant que page séparée.
• Cliquez sur "Enregistrer" pour terminer votre tâche d'impression.

Vous pouvez programmer une tâche d'impression de 2 manières :

• En combinaison avec d'autres canaux d'envoi, en tant que dernière étape de votre flux de travail (par exemple, d'abord un e-mail sécurisé, puis un e-mail ordinaire et enfin la tâche d'impression).
• Comme canal d'envoi unique dans votre flux. Dans ce cas, les documents sont imprimés et traités immédiatement chez nous.

Toujours envoyé à la bonne adresse

Sur un document modèle, vous pouvez indiquer le champ d'adresse dans un cadre en pointillés. Si l'adresse apparaît en dehors de la fenêtre de l'enveloppe sélectionnée, nous ajoutons automatiquement une page de garde vierge pour que votre courrier soit envoyé correctement.

Scinder des documents

Vous souhaitez effectuer plusieurs envois à partir d'un seul document ? Dans EasyPost Connect, vous pouvez scinder les documents en fonction de règles relatives au texte, par exemple lorsque le mot "facture" apparaît sur la première page. Le portail saura ainsi exactement quand un nouvel envoi commence.

Les avantages d’EasyPost Connect

• Simplicité : vous chargez vos documents dans EasyPost Connect et nous nous occupons du reste.
• Moins de frais : vous gagnez des heures de travail, vous utilisez moins de matériel (papier, imprimantes, toners, etc.) et vous payez moins de frais d'affranchissement. Nous envoyons 240.000 courriers par jour à des tarifs étudiés.
• Tranquillité d'esprit : un envoi par e-mail échoue ? La tâche d'impression garantit que votre document arrivera quand même chez le destinataire.

Curieux de savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec EasyPost Connect ? Réservez une démo