De GDPR schrijft niet voor welke specifieke technologie je moet gebruiken, maar stelt wel een heel duidelijke eis: je moet "passende technische en organisatorische maatregelen" nemen om persoonsgegevens te beschermen. Wanneer je privacygevoelige informatie verstuurt, vertaalt dit zich bijna altijd naar de noodzaak voor een beveiligde verzendmethode.
1. Het risico bepaalt de maatregel
De GDPR kijkt naar het risico voor de persoon over wie de data gaat.
- Verstuur je een algemene nieuwsbrief? Dan volstaat een gewone mail.
- Verstuur je facturen, loonbrieven, medische gegevens of contracten? Dan is het risico bij onderschepping of manipulatie groot. In dat geval is een standaard e-mail (die technisch gezien onbeveiligd is) niet langer "passend" en loop je het risico op een boete bij een datalek.
2. Integriteit en vertrouwelijkheid
Twee kernprincipes van de GDPR zijn integriteit (de data mag niet gewijzigd worden) en vertrouwelijkheid (alleen de juiste persoon mag het lezen). De beveiligde e-mail (ERDS) van Easypost voldoet hier direct aan door:
- De Digitale Vingerafdruk (Hashing): Hiermee bewijs je de integriteit. Je kunt aantonen dat de data na verzending niet is aangepast.
- Gecontroleerde toegang: Je garandeert vertrouwelijkheid omdat de ontvanger de zending actief moet accepteren voordat de bijlage wordt vrijgegeven.
3. De verantwoordingsplicht (Accountability)
Onder de GDPR moet je kunnen aantonen dat je veilig werkt. Met een gewone e-mail kun je niet bewijzen dat een bijlage veilig is aangekomen of dat de inhoud ongewijzigd is gebleven. Het Easypost Connect portaal biedt hier de oplossing: het genereert automatisch een logboek en afleverrapporten. Hiermee heb je het zwart-op-wit bewijs dat je aan je zorgplicht hebt voldaan.
Conclusie
Hoewel de wet de term "beveiligde e-mail" niet letterlijk noemt, verplicht de GDPR je wel om datalekken en fraude te voorkomen. Voor het versturen van zakelijke en privacygevoelige documenten is een beveiligde methode zoals de ERDS-dienst van Easypost een effectieve manier om aan de beveiligings- en bewijslastregels van de AVG te voldoen.