Documenten versturen via eBox betekent dat je ze rechtstreeks in de officiële digitale brievenbus van burgers of ondernemingen plaatst. In plaats van papieren post of gewone e-mail te gebruiken, worden berichten veilig digitaal afgeleverd op één centrale plaats waar de ontvanger ze kan bekijken en bewaren.
1. Registreer je als document sender
Om documenten via eBox te kunnen versturen, moet je organisatie eerst geregistreerd zijn als document sender. Dit betekent dat je officieel wordt aangemeld bij het eBox-platform als verzender van digitale berichten. Tijdens deze registratie worden je organisatiegegevens gecontroleerd en wordt vastgelegd wie bevoegd is om documenten te versturen. Zodra de registratie is afgerond, kan je organisatie veilig en betrouwbaar berichten afleveren in de eBox van burgers of ondernemingen. In de praktijk verloopt deze registratie vaak via een integratie of verzendplatform, waardoor je documenten rechtstreeks vanuit je eigen systemen kunt versturen zonder telkens manueel in te loggen.
2. Versturen via een erkend service provider
In de praktijk verstuur je documenten naar eBox meestal via een verzendplatform dat met eBox geïntegreerd is. Zo’n platform zorgt voor de technische koppeling met het eBox-systeem en maakt het mogelijk om documenten automatisch te verzenden. Een voorbeeld hiervan is EasyPost Connect.
3. Verzending via EasyPost Connect
Wanneer je documenten verstuurt via EasyPost Connect, verloopt het proces meestal als volgt:
- Je levert je documenten aan in het portaal via mail, upload of API of sFTP.
- Het platform verzendt het document automatisch naar eBox van de ontvanger.
- De verzending krijgt een statusupdate, zodat je steeds de status van je documenten kunt opvolgen.
4. Multichannel verzending
Een belangrijk voordeel van platforms zoals EasyPost Connect is dat ze met multichannel communicatie werken. Dat betekent dat je meerdere verzendkanalen kunt combineren.
Als een document bijvoorbeeld niet via eBox kan worden afgeleverd, wordt het door ons automatisch uitgeprint en verzonden per post (Of via een andere verzendkanaal naar keuze). Zo ben je zeker dat elk document uiteindelijk bij de ontvanger terechtkomt.
Conclusie
Om documenten via eBox te versturen:
- gebruik je een platform dat met eBox geïntegreerd is
- bereid je documenten voor (meestal als PDF)
- voeg je relevante metadata toe
- verstuur je het document automatisch via een oplossing zoals EasyPost Connect
Zo worden documenten veilig, digitaal en automatisch in de eBox van de ontvanger afgeleverd.