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Ces dernières années, les services publics communiquent de plus en plus par voie numérique avec les citoyens et les entreprises. En tant qu’organisation publique, vous pouvez déjà transmettre des courriers recommandés par voie numérique via eBox : une solution efficace, sûre et juridiquement valable.

Saviez-vous qu’une PME de taille moyenne peut perdre rapidement 3 000 euros par mois en frais de courrier ? Avec EasyPost, vous automatisez l’envoi de courrier et n’envoyez physiquement que ce qui est vraiment nécessaire, ou lorsque les canaux numériques ne suffisent pas.

Avec EasyPost, les entreprises peuvent convertir automatiquement leurs factures PDF existantes au format UBL BIS 3.0, afin que celles-ci puissent être envoyées correctement via le réseau Peppol. Cela permet de conserver les processus de facturation existants tout en travaillant en totale conformité avec Peppol.

Si vous traitez encore aujourd’hui vos factures via des flux postaux manuels, incluant l’impression, le pliage, l’affranchissement et le suivi, vous perdez plus que du temps précieux. Vous perdez le contrôle. Et surtout : la maîtrise de votre flux de trésorerie. Le traitement numérique du courrier met fin à cette situation.

Sans plateforme d’envoi centralisée, chaque document a sa propre destination et son propre mode d’envoi – de l’e-mail et du courrier postal à Peppol et eBox. Cette multitude de canaux et de formats rend le suivi complexe et chronophage. Qui a ouvert quoi ? Quel document est bloqué ?

Un Output Management System (OMS) se connecte à vos systèmes existants (comme un ERP ou un logiciel de comptabilité), détermine automatiquement le bon canal d’envoi (Peppol, e-mail, eBox, Doccle, courrier physique...) et assure le suivi et la relance.

Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée via Peppol est obligatoire pour toutes les transactions interentreprises (B2B) entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise ?

De nombreuses entités publiques sont déjà connectées à eBox, mais ne l’utilisent pas activement. Rarement à cause d’un problème technique. Souvent, ce sont les flux de travail adéquats, la coordination interne ou l’accompagnement nécessaire pour réaliser réellement cette transition numérique qui font défaut.

L’e-mail semble être un moyen rapide et simple d’envoyer des documents, mais il n’est pas suffisant en tant que canal d’envoi principal. Les messages importants disparaissent dans les dossiers de spam, passent inaperçus ou sont tout simplement ignorés. De plus, l’e-mail n’offre aucune sécurité juridique et est vulnérable au phishing et à d’autres risques de sécurité.

La méthode la plus courante pour inciter les clients à payer plus rapidement consiste à ajouter un lien de paiement aux factures. Sous la forme d’un code QR sur un document physique, ou via un lien de paiement sur un envoi numérique. Mais un tel détail fait-il vraiment une différence dans la manière dont les clients paient et dans les délais de paiement ?

L’envoi postal automatisé vous permet de continuer à envoyer des lettres physiques sans traitement manuel fastidieux. Les entreprises combinent l’envoi numérique et physique au sein d’un flux de travail intelligent, de sorte que les documents sont toujours envoyés via le canal le plus efficace.

EasyPost est le premier fournisseur de documents privé pour eBox Citizen, ce qui ouvre de nombreuses nouvelles possibilités pour communiquer de manière plus intelligente, plus sûre et plus avantageuse avec les citoyens, même lorsqu’eBox n’est pas une option.

Avec EasyPost, vous pouvez entièrement numériser, automatiser et accélérer votre facturation, afin que l’envoi de factures soit plus rapide, plus simple et 100 % digital. EasyPost Connect offre une plateforme centrale unique pour l’ensemble de vos flux de factures et de documents, ce qui réduit votre charge administrative et améliore votre trésorerie.

La facturation automatique repose avant tout sur une structure claire, des intégrations intelligentes et une maîtrise totale du processus. En reliant votre système de facturation à un canal d’envoi automatisé, vous vous assurez que les factures parviennent correctement à vos clients sans intervention manuelle et vous gardez à tout moment une vue d’ensemble de vos factures sortantes.

Un bon logiciel de facturation ne garantit pas seulement une mise en forme correcte des factures, mais soutient également la conformité légale, la transparence et un suivi fluide des paiements.

Le SPF Finances n'appliquera aucune sanction pour certaines infractions à la nouvelle obligation de facturation électronique au cours des trois premiers mois de 2026. Il s'agit donc de la période comprise entre le 1er janvier et le 31 mars 2026.

Préparez-vous au passage obligatoire aux factures Peppol dès 2026. Découvrez quelles exceptions s’appliquent et comment adapter votre entreprise. Profitez d’avantages fiscaux et améliorez votre gestion administrative grâce à la facturation électronique.

En septembre 2023 une étape importante est franchie en rendant la facturation électronique obligatoire. Alors que cette obligation s’applique déjà à toutes les factures adressées à des services publics, le ministre Van Peteghem fait à présent de la facture électronique structurée, la norme dans les transactions entre entreprises assujetties à partir du 1er janvier 2026.

Bien évidemment, vous vous simplifiez déjà grandement la vie si vous comptez sur EasyPost pour le traitement de vos courriers recommandés physiques. Toutefois, si vous optez pour les courriers recommandés numériques, vous bénéficiez encore d’une plus grande efficacité, d'un meilleur prix et d’une validité juridique encore plus importante.

Les courriers recommandés numériques offrent en soi de très nombreux avantages à votre organisation : de sérieuses économies de coûts, une plus grande flexibilité, une transparence pendant l’envoi, une validité juridique, etc.

Les courriers recommandés numériques offrent quelques grands avantages : vous les envoyez dès qu’ils partent de chez vous (non du bureau de poste), vous les suivez de près, vous réalisez de sérieuses économies... Un petit détail : un courrier recommandé numérique a-t-il la même valeur juridique et est-il juridiquement valable ? Une belle question !

Le traitement du courrier professionnel est en effet une tâche fastidieuse qui peut considérablement gagner en efficacité grâce au numérique. Mais comment fonctionne le traitement numérique du courrier, et comment se lancer ?

Nombre d’entreprises continuent d’envoyer leurs factures par courrier traditionnel. Existe-t-il une façon plus efficace, moins onéreuse et plus efficiente de procéder ?